Privacybeleid

Inleiding

Gegevensprivacy is belangrijk voor ons. Bij Werfen erkennen we het belang van de bescherming van uw persoonlijke gegevens en verbinden we ons ertoe deze op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te verwerken.

Dit privacybeleid is bedoeld om te beschrijven hoe wij, Werfen NV/SA, een Belgische vennootschap met fiscaal identificatienummer BE0441052862, met het adres Excelsiorlaan 48-50, bus 8, 1930 Zaventem, België, en Werfen BV, een Nederlands vennootschap met btw-nummer NL004842200B01, met bedrijfsadres te Brugsteen 6, 4815 PL, Breda, Nederland (hierna gezamenlijk aangeduid als ‘Werfen’, ‘wij’ of ‘ons’) verwerken uw persoonlijk identificeerbare informatie (‘PII’) in onze overeenkomstige hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijken, die de middelen en/of doeleinden van hun verwerking bepalen.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer wij dit doen, worden de wijzigingen onmiddellijk van kracht na het plaatsen van het herziene privacybeleid op de site. Daarom raden we u aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 28/06/2021.

Reikwijdte van ons privacybeleid

Ons privacybeleid is van toepassing op alle PII die we verzamelen, gebruiken, delen of anderszins verwerken via onze zakelijke activiteiten, zowel online als offline, van alle geregistreerde gebruikers, bezoekers en abonnees op onze websites, en alle klanten, leveranciers, medewerkers en andere belanghebbenden die ons informatie verstrekken tijdens hun routinematige interacties en activiteiten (in dit document verwijzen we naar ‘Sites’ in het geval van uw interactie met of gebruik van onze websites en naar ‘Diensten’ wanneer u een contractuele relatie met ons aangaat).

Onze sites maken gebruik van cookies. Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u ons cookiebeleid raadplegen. Lees verder bij het gebruik van onze sites of diensten onze Servicevoorwaarden.

Let op:

We kunnen ook aanvullende of meer specifieke informatie verstrekken over het verzamelen of gebruiken van PII met betrekking tot een specifiek product of een specifieke dienst in het privacybeleid van het betreffende product of dienst.
We mogen alleen optreden als een ‘verwerker’ (niet als een ‘verwerkingsverantwoordelijke’) met betrekking tot de PII die wordt verwerkt voor het leveren van sommige diensten. Dit betekent dat we de PII uitsluitend behandelen namens de relevante belanghebbende in het kader van de diensten, tenzij wettelijk verplicht om anders te doen.
Onze sites kunnen hyperlinks bevatten naar websites van derden die niet worden gecontroleerd door Werfen en die niet onder dit privacybeleid vallen. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud en activiteiten van deze websites van derden. Aangezien deze derden uw PII kunnen verzamelen, raden wij u aan het privacybeleid van deze websites van derden te raadplegen om meer te weten te komen over hun gebruik van uw PII.
Alle Werfen-bedrijven hebben hun eigen privacybeleid. Hoewel er kleine verschillen kunnen zijn in de manier waarop we uw PII van land tot land verzamelen, gebruiken of openbaar maken, zullen we u informeren over eventuele specifieke verwerkingsactiviteiten van uw PII die plaatsvinden in uw land; raadpleeg deze voor meer informatie.

Informatie die u ons geeft

Als individu verzamelen we uw PII zoals hieronder wordt uitgelegd:

Informatie die we automatisch verzamelen:

Sommige PII kan automatisch worden verzameld wanneer u onze sites bezoekt of gebruikt, zoals informatie verzameld door cookies.

PII die op deze manier wordt verzameld, kan zijn: Informatie over uw IP-adres, type browser, loginformatie en prestatie- en metrische statistieken om onze sites te helpen verbeteren en verder te ontwikkelen.
Informatie die u ons verstrekt:

We kunnen uw PII van u verkrijgen via onze sites (bijv. wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, zich registreert op onze sites, een opmerking maakt of vraag stelt, zich abonneert op direct marketing van onze producten of diensten enz.), of wanneer u de diensten die wij leveren gebruikt (bijv. wanneer u een product bij ons koopt, een servicetevredenheidsonderzoek invult enz.).

PII die op deze manier wordt verzameld, kan zijn: Uw naam, achternaam, functie, post- en factuuradres, land, instelling of bedrijf, postcode, e-mail, gebruikersnaam, wachtwoord, telefoonnummer, cv en/of informatie met betrekking tot uw producten en diensten (bijv. aankopen en betalingsinformatie, feedback, marketingvoorkeuren, evenementen en trainingen, contactgegevens afgeleid van interactie met onze klant of technische dienst enz.) en alle andere PII die u ons vrijwillig en rechtstreeks verstrekt.

Hoe we uw gegevens gebruiken en de juridische reden voor de verwerking

We verwerken uw PII voor de hieronder aangegeven doeleinden op basis van de volgende juridische gronden:

Om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen of om stappen te ondernemen om een contract met u aan te gaan:
- Als klant, leverancier, medewerker of belanghebbende van Werfen gebruiken wij uw PII voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen zoals communicatie, verwerking van betalingen, levering van producten en/of diensten en het bieden van de nodige klantenservice met betrekking tot uw aankopen. In het geval van medewerkers kunnen we ook PII verwerken om hun geschiktheid te beoordelen om producten van Werfen te distribueren of te promoten.
- Om te reageren op uw verzoeken om informatie of ondersteuning.
- Om onze sites te beheren, exploiteren en beschermen om uw ervaring veiliger en beter te maken wanneer u ons bezoekt, en om de relevante administratieve en onderhoudstaken van de site uit te voeren.
- Als u ons uw cv stuurt, om te beoordelen of uw profiel geschikt is voor de gevraagde functie. Zie de sectie ‘Uw cv ontvangen’ voor meer informatie.
- Voor een zakelijke verkoop, fusie, consolidatie, wijziging van zeggenschap, overdracht van substantiële activa, reorganisatie of due diligence in afwachting van een dergelijke gebeurtenis (bijv. als een bedrijf Werfen zou overnemen, kan het ook de PII verwerven die we bezitten).
Omdat het de legitieme belangen van Werfen bij zakelijke activiteiten bevordert, zoals de hieronder genoemde, en omdat die behandeling geen onnodige invloed heeft op uw belangen, rechten en vrijheden:
- Om inzicht te krijgen in uw behoeften, u een betere service te bieden en onze bestaande producten en diensten te verbeteren.
- Om contact met u op te nemen, zowel elektronisch als niet-elektronisch, om uw mening te krijgen over de kwaliteit van onze diensten en/of producten en uw mate van tevredenheid te onderzoeken.
- Om u via onze nieuwsbrief op de hoogte te houden van onze nieuwste producten en diensten en elk evenement dat voor u interessant kan zijn (dit omvat het versturen van bepaalde direct marketing). U kunt zich te allen tijde tegen deze berichten verzetten door u uit te schrijven voor onze nieuwsbrief.
Om te voldoen aan wettelijke nalevingsverplichtingen, wettelijke vereisten en claims:
- Wij beheren uw PII zoals vereist door de toepasselijke regelgeving (inclusief administratieve, fiscale, boekhoudkundige en arbeidsverplichtingen).
- Om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
- Onder bepaalde omstandigheden waarin wij van mening zijn dat het gebruik of de openbaarmaking van de PII gepast is om de rechten, veiligheid en eigendommen van Werfen of anderen te beschermen (bijvoorbeeld wanneer het nodig is om informatie te verstrekken als reactie op een rechtmatig verzoek van de overheid, bijvoorbeeld om te voldoen aan de vereisten van de nationale veiligheid of de wetshandhaving).
We hebben uw toestemming nodig:
- Om een aantal van onze direct-marketingactiviteiten uit te voeren (bijvoorbeeld het verzenden van direct marketing als u geen contractuele relatie met ons bent aangegaan), u op de hoogte te houden van elk evenement waaraan wij deelnemen of wanneer de wet uw uitdrukkelijke toestemming vereist. Als u dergelijke marketingcommunicatie niet meer wenst te ontvangen, heeft u altijd de mogelijkheid om u af te melden door de ‘uitschrijfinstructies’ te volgen die in elk van onze directmarketingmails worden gegeven of door rechtstreeks contact met ons op te nemen (zie onze contactgegevens in de rubriek ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen’ hieronder).

We zullen uw PII niet gebruiken voor andere doeleinden die onverenigbaar zijn met de hierboven genoemde doeleinden, tenzij u hiervoor toestemming heeft gegeven of het voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om geschillen op te lossen en/of om veiligheidskwesties of misbruik te voorkomen.

Hoe lang bewaart Werfen uw PII?

We zullen uw PII niet langer bewaren dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk voor de gerelateerde verwerkingsdoeleinden (bijv. zolang er een servicerelatie is of u onze sites gebruikt, of zolang we een ander doel hebben om dit te doen). Houd er echter rekening mee dat de bewaartermijn afhankelijk is van het type PII, de doeleinden en de toepasselijke wetgeving en daarom per gebruik varieert.

Na het verstrijken van deze termijn verplicht bepaalde regelgeving ons om dergelijke gegevens langer te bewaren, vooral om eventuele klachten te behandelen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Gedurende deze tijd houden we uw PII alleen geblokkeerd om aan deze doeleinden te voldoen.

Met wie kunnen we uw PII delen

We delen uw PII met andere organisaties in de volgende beperkte omstandigheden:

Delen binnen de eigen groep:
- Als wereldwijd bedrijf kan uw PII worden gedeeld met gelieerde bedrijven over de hele wereld en worden overgedragen aan landen waar we zaken doen in overeenstemming met dit privacybeleid. Tussen bij Werfen aangesloten maatschappijen verlenen we alleen toegang tot uw PII op een need-to-know-basis, noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor dergelijke toegang wordt verleend. Ga naar "Kies land" op onze website om uit te vinden wie wij zijn.
Externe dienstverleners:
- Wanneer we vertrouwde externe serviceproviders gebruiken die namens ons werken, zoals marketingbureaus, software, datahosting en andere IT-serviceproviders, betalingsverwerkers enz., mogen deze externe serviceproviders uw PII alleen gebruiken om de door ons gevraagde diensten te verlenen of anderszins in overeenstemming met onze instructies.
Acquisities:
- In verband met een bedrijfstransactie, zoals de verkoop van ons bedrijf of een deel daarvan, een afstoting, fusie, consolidatie of een verkoop van activa, kan het ontvangende bedrijf de door ons verzamelde PII geheel of gedeeltelijk overnemen en zal het de rechten en verplichtingen met betrekking tot uw PII op zich nemen zoals beschreven in dit privacybeleid. In het onwaarschijnlijke geval van een insolventie, faillissement of curatele kan uw PII ook als bedrijfsmiddel worden overgedragen, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
Openbaarmakingen:
- We kunnen uw PII openbaar maken als we te goeder trouw geloven dat een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor ons legitieme belang of als we onze verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving voorzichtigheidshalve in acht nemen:
  - Als reactie op een dagvaarding of een soortgelijk onderzoeksverzoek, een gerechtelijk bevel of ander verzoek van een wetshandhavingsinstantie of overheidsdienst.
  - Om ons wettelijk recht vast te stellen of uit te oefenen, om ons te verdedigen tegen juridische claims of zoals anderszins vereist door de wet.
  - In verband met pogingen om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude of ander wangedrag te onderzoeken, te voorkomen of andere maatregelen te nemen.
  - Om de rechten, eigendommen of veiligheid van Werfen, onze medewerkers of anderen te beschermen en te verdedigen.
  - Om een schending of mogelijke schending van de wet, dit privacybeleid of enige toepasselijke gebruiksvoorwaarden te onderzoeken of te helpen voorkomen.

Wij en onze externe dienstverleners kunnen op verschillende locaties in de wereld actief zijn. Bijgevolg kunnen wij en onze externe serviceproviders PII overdragen naar of raadplegen in landen buiten het land waar u woont.

We ondernemen stappen om ervoor te zorgen dat uw PII een passend beschermingsniveau krijgt in de landen waarin we ze verwerken. In het geval dat onze verwerking onderhevig is aan enige EU-regelgeving inzake gegevensbescherming en uw PII wordt overgedragen van de EU naar een externe dienstverlener voor verwerking in een land buiten de EU dat niet wordt erkend als een adequaat beschermingsniveau voor PII, voorzien wij in passende waarborgen door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of door enige andere passende waarborg zoals voorzien in de toepasselijke regelgeving voor gegevensbescherming.

U kunt contact met ons opnemen in de sectie ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen’ voor meer informatie over de internationale overdracht van PII.

Uw rechten

We bieden de onderstaande opties voor het uitoefenen van uw rechten en keuzes over hoe we uw PII gebruiken. Voor veel van deze maatregelen gelden belangrijke beperkingen of uitzonderingen op grond van de geldende wetgeving:

Vraag een kopie aan van de PII die we over u bewaren. Afhankelijk van de site of de diensten, kunt u bepaalde informatie bekijken en bijwerken door zelf naar de relevante site of diensten te gaan.
Vraag of we de manier waarop we uw PII gebruiken, beperken.
Vraag ons om de PII die we over u hebben bij te werken of een PII te corrigeren waarvan u denkt dat deze onjuist of onvolledig is.
Vraag of we de PII die we over u hebben, verwijderen (het ‘recht om te worden vergeten’).
Trek uw toestemming voor de verwerking van uw PII te allen tijde voor de toekomst in (voor zover deze verwerking is gebaseerd op de wettelijke gronden van uw toestemming).
Maak bezwaar tegen de verwerking van uw PII.
Verzoek om overdracht van uw PII naar u of een andere gegevensbeheerder (het recht op ‘gegevensportabiliteit’).

U kunt contact met ons opnemen als u zich zorgen maakt of klachten heeft over onze privacypraktijken of als u een van de hierboven vermelde rechten wilt uitoefenen door de informatie te gebruiken die vermeld staat in de sectie 'Hoe kunt u contact met ons opnemen'.

Voor uw bescherming zullen we verzoeken met betrekking tot PII alleen implementeren nadat we uw identiteit naar onze tevredenheid hebben geverifieerd, rekening houdend met de aard van uw verzoek.

Wanneer, naar uw mening, de verwerking van uw PII een schending van de wettelijke vereisten inhoudt, of als u niet tevreden bent met de manier waarop we uw PII hebben behandeld of een privacyvraag of verzoek dat u bij ons heeft ingediend, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming. Voor meer informatie kunt u de lijst van de verschillende Europese gegevensbeschermingsautoriteiten bekijken door hier te klikken.

Hoe we uw gegevens beschermen

We waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en hoe belangrijk het is om uw PII te beschermen en te beheren.

We gebruiken commercieel redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw PII te beschermen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang en tegen alle andere onwettige vormen van verwerking. De PII die u ons verstrekt, wordt opgeslagen op computersystemen die zich in gecontroleerde faciliteiten bevinden die alleen toegankelijk zijn voor een beperkt aantal personen die deze informatie nodig hebben om hun taken en eventuele door u gevraagde diensten uit te voeren.

Mocht er, ondanks onze beveiligingsmaatregelen, een inbreuk op de beveiliging plaatsvinden die waarschijnlijk zal resulteren in een risico voor uw PII, dan zullen we de relevante betrokken partijen, evenals relevante autoriteiten, zo snel als redelijkerwijs mogelijk is op de hoogte brengen wanneer dit vereist is door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Kinderen

Onze sites of diensten zijn niet gericht op kinderen en we verzoeken kinderen jonger dan 18 jaar om ons hun PII niet te verstrekken. We verzamelen of vragen niet bewust PII van iemand jonger dan 18 jaar. Als u jonger bent dan 18, stuur ons dan geen PII over uzelf. Als we vernemen dat we PII hebben verzameld van een kind jonger dan 18 jaar, zullen we die PII zo snel mogelijk verwijderen. Als u denkt dat een kind jonger dan 18 jaar ons PII heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens bij ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen’ om de informatie te laten verwijderen.

Uw cv ontvangen

Cv's kunnen alleen bij ons worden ingediend door sollicitanten die willen solliciteren op een openstaande vacature via onze website (carrièresectie) of via ons profiel op digitale vacatureplatforms, aangezien dit de enige kanalen zijn om uw cv te accepteren (helaas verwerken we geen cv's die via andere kanalen zijn verzonden).

De bekendmaking van dergelijke PII aan ons is een noodzakelijke vereiste voor de uitvoering van precontractuele maatregelen waar u om heeft gevraagd, zoals de evaluatie van uw cv, die nodig is om u te laten deelnemen aan het selectieproces en het vaststellen van de mogelijke contractuele relatie met ons.

Houd er rekening mee dat uw cv of enige informatie die u ons toestuurt geen PII mag bevatten met betrekking tot uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens die u uniek identificeren of gegevens met betrekking tot uw gezondheid of seksleven of seksuele geaardheid, aangezien deze niet nodig zijn voor de beoordeling van de functie. Als dergelijke gegevens in uw cv worden vermeld, worden deze niet verwerkt of opgeslagen en wordt het cv onmiddellijk verwijderd.

Uw PII kan worden verwerkt door bevoegde personen die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van het profiel van de sollicitanten en voor het uitvoeren van de daaropvolgende selectie van personeel. Ze kunnen zowel behoren tot de afdeling Human Resources als tot het gebied of de afdeling die nodig wordt geacht om uw beroepsprofiel te evalueren en om de selectieprocedure en eventuele daaropvolgende contractuele relaties te voltooien.

Sociale netwerken

We informeren u dat we mogelijk aanwezig zijn op sociale netwerken. De verwerking van de PII die we uitvoeren van degenen die met ons in contact komen via onze officiële sociale netwerken, wordt geregeld door deze sectie, evenals door de gebruiksvoorwaarden, het privacybeleid en het toegangsbeleid van het sociale netwerk in elk geval.
We zullen uw PII verwerken met het enige doel om uw aanwezigheid op het sociale netwerk correct te beheren, waarbij we ons het recht voorbehouden om zonder voorafgaande kennisgeving alle inhoud die als ongepast wordt beschouwd, in te trekken.
Houd er rekening mee dat als u PII via het sociale netwerk verstuurt, wij vrijgesteld zijn van enige aansprakelijkheid met betrekking tot de bescherming van uw PII.

Mobiele apps
We kunnen mobiele apps gebruiken om met u te communiceren. Aangezien deze mobiele apps niet allemaal hetzelfde zijn en de verwerking van uw PII dus kan variëren, verwijzen wij u naar hun specifieke privacybeleid voor meer informatie over de verwerking van uw PII.

Hoe kunt u contact met ons opnemen

Als wereldwijde onderneming heeft Werfen een persoon aangesteld als Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) om te garanderen dat Werfen voldoet aan alle wettelijke vereisten van de verordening met betrekking tot de bescherming van PII. Daarnaast heeft Werfen in elk Werfen-bedrijf in de EU ook een lokale DPO (vertegenwoordiger van de DPO) aangesteld om het oplossen van enige twijfel of bezorgdheid met betrekking tot gegevensprivacy te vergemakkelijken.

U kunt de DPO van de Werfen-groep bereiken via e-mail op DPO@werfen.com of per post op Werfen, S.A., Plaza Europa, 21-23, 08908, L’Hospitalet de Llobregat, Barcelona, Spanje.

U kunt uw lokale DPO bereiken via e-mail op DPO-bnl@werfen.com of per post op Excelsiorlaan 48-50, bus 8, 1930 Zaventem, België of Brugsteen 6, 4815 PL, Breda, Nederland.

U kunt ook meer informatie vinden over onze lokale DPO's en het overeenkomstige privacybeleid van de verschillende Werfen-bedrijven in de sectie ‘Land selecteren’ via de volgende link: https://www.werfen.com/en.